I MyKid finnes det flere ulike fremgangsmåter som forenkler den daglige dialogen mellom barnehagen og hjemmet, her kommer det noen tips for hvordan gjøre kommunikasjonen enda mer effektiv.
Hvis du skal kommunisere til :
- foresatte for ett barn: Dagen i dag, Dagspåminnelse, SMS.
- flere foresatte, ansatte, hele barnehagen, en avdeling: Dagen i dag, Nyhetsbrev, Post-It.
Hvis din kommunikasjon :
- har dato og tid: Kalender
- haster: E-post / SMS
- er kort og presis: Post-It
- er forklarende og utdypende: Nyhetsbrev, E-post
Og vi minner på at alt filtreres basert på hvilken avdeling eller gruppe som er valgt øverst i menyen til venstre.
Kommende hendelser
Kommende hendelser viser en rask oversikt over fremtidige hendelser i barnehagen. Når de ansatte legger til ny «Aktivitet med Påmelding» eller «Utviklingssamtale» vil disse bli listet opp i «Kommende hendelser» for foresatte i applikasjonen. Der har foresatte mulighet til å raskt svare på innkommende hendelser.
Det vises hendelser to måneder frem i tid, slik at ansatte og foresatte har god tid til å lage og svare på ulike hendelser. Når hendelsene besvares, er det mulighet for å legge til antall deltakere som kommer. Disse vises under «Antall» kolonnen (Kalender → Påmeldinger. ) Etter at en hendelse ble besvart vil de ansatte se svaret markert Grønt «Ja» eller Rødt «Nei» under kolonnen «Status». Det er også mulig å legge ved en kommentar som vises under kolonnen «Kommentar».
Dagen i dag / Denne uka
«Dagen i dag» (Barna -> Dagen i dag) er et nyttig verktøy når dere ønsker å gi foresatte et innblikk i barnets dag. Inne på hele barnehagen kan dere legge til generelle beskrivelser av dagen til alle barna i barnehagen, og inne på avdelingen til barna på avdelingen. Trykker man på et enkelt barn, kan en nærmere beskrive dagen til dette barnet, som da vil bli delt kun med barnets foresatte.
Her kan dere skrive om lek, måltider, turer, vannlek, og mye mer.
«Denne uka» oppsummerer uken for foreldre og gir de tilgang til nødvendig informasjon som kommer. Aktiviteter blir listet opp under respektiv dag og foresatte har enkel tilgang til «Kommende hendelser / bursdager» herfra, under ser vi visning for de foresatte.
Dagspåminnelser
Dagspåminnelser finner de ansatte i «snakkebobler» inne på Kalender → Fremmøteliste, der vil de kunne se antall «påminnelser» per barn.
De kan brukes til kommunikasjon med foresatte ved å huke av for «Vis til foreldre». Hvis dette ikke er huket av, kan dagspåminnelser brukes som interne påminnelser mellom de ansatte.
Dagspåminnelser er best egnet for bruk til det som er viktig å huske på den aktuelle dagen.
De kan brukes for korte beskjeder – f.eks. hvis barnet trenger flere bleier, eller hvis bestefaren henter barnet på torsdag. Er det noe som må minnes på hver torsdag, eller hver dag i to uker, kan dagspåminnelser brukes også til det. Det anbefales i utgangspunktet ikke at disse skal brukes for viktig info som foresatte absolutt må få med seg.
Foresatte ser dem på samme sted som «Dagen i dag» → «Dagsoversikten», og kan svare på dem på samme sted. Visning for foresatte vises på bilder under.
Post-it lapper
Anbefalt bruk av post-it lapper er for korte beskjeder som slettes når de ikke lenger er aktuelle. Det vises nå en liste over hvem som har sett post-it’s, i app registreres «sett» ved å trykke på de ulike post-it’s, i nett-portalen er det nokk at du er i «Oppslagstavle» for å registrere «sett».
«Oppdater»-knappen benyttes hovedsakelig til å rette opp skrivefeil eller legge til en små endring til eksisterende Post-it.
«Lagre som ny»-knappen lagrer den som ny og gir foresatte varsel på appen om at det finnes ulest informasjon.
Det anbefales ikke å lime inn det som skal stå i post-it lapper fra Word eller lignende, da det kan gi uforutsigbar formatering. Hvis post-it lappene inneholder mye tekst, innebærer det mye scrolling for foresatte.
Epost/SMS
Epost/SMS egner seg til viktige beskjeder, ettersom foresatte får SMS-en/mailen både i MyKid appen og til deres mobilnummer/e-post adresse. De er allikevel ikke egnet for sensitive personopplysninger og sensitiv informasjon.
Om «Tillat svar» hukes av ved utsendelse av SMS, vil ev. svar komme opp inne på Epost/SMS -> Mottatte SMS, uansett om foresatte svarer via SMS-appen eller via MyKid appen. Når de svarer på en mail, kommer mailen til den e-postadressen som dere valgte som avsender ved utsendelse. Avsendere legges til under «E-post signaturer»
Det er mulig å slå på videresending av Mottatte SMS-er fra MyKid til avdelingens telefoner. Om avdelingens mobil er registrert inne på Administrasjon → Barnehagen → Avdelinger, vil det være mulig å slå på videresending fra avdelingens Oppslagstavle, rett under post-it lappene.
For å sende en melding (SMS) som foresatt til barnehagen gå til «Send melding» fra dashbordet og velg «Melding». Husk at disse meldingene vises til alle ansatte i barnehagen, dette sikrer at beskjeder blir lest og ting ikke går i «glemme-boka». Det er også derfor EKSTRA viktig at det ikke gis opp sensitiv informasjon i denne kommunikasjonsformen.
Levering / Henting
Foresette kan planlegge når på dagen de kommer og leverer / henter barna, det kan gjøres inne på kontakt-kortet til barnet på portalen eller under «Levering/Henting» inne på appen.
Det er mulighet for å lage ulike og flere lister, det er muligheter for å gjenta, velge spesifikke dager, tidspunkt og hvor lenge listen skal gjelde. Tidene vises til ansatte som en ekstra rubrikk på Kalender → Fremmøteliste ved siden av registrering av Kommet/Gått. Endringene er dynamiske og kan gjøres når som helst.
På denne måten kan barnehagene gjøre seg både klar til mottak og levering slik at dette skjer på en effektiv måte.
